Urlop proporcjonalny

Umowa na czas określony, zwolnienie, zatrudnienie pracownika, powrót z urlopu bezpłatnego... We wszystkich tych przypadkach mogą pojawić się problemy z wyliczeniem wymiaru urlopu. Z pomocą przychodzi nam instytucja urlopu proporcjonalnego.

 Poniższe uwagi nie dotyczą pracowników, zatrudnionych po raz pierwszy w życiu, którzy nie nabyli jeszcze prawa do pierwszego pełnego urlopu.

1.Zmiana pracodawcy

W tej części artykułu rozważymy sytuację kiedy stosunek pracy w ciągu roku kalendarzowego najpierw został z jednym pracodawcą rozwiązany następnie zaś z kolejnym zawiązany. Przyczyny rozwiązania mogą być różnorakie - wypowiedzenie umowy, rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, rozwiązanie za porozumieniem stron, rozwiązanie wskutek upływu terminu na który umowa została zawarta itp.

1.1 Urlop u dotychczasowego

 U dotychczasowego pracodawcy, jak łatwo się domyślić, przysługuje urlop proporcjonalny do okresu zatrudnienia.

Obliczając wymiar urlopu proporcjonalnego stosujemy następujące zasady:

• za każdy miesiąc kalendarzowy pracownik otrzyma 1/12 wymiaru urlopu,

• niepełny miesiąc kalendarzowy zaokrąglamy do pełnego,

• jeżeli wynikiem obliczeń będzie liczba dni będąca ułamkiem - zaokrągla się ją w górę.

A co w przypadku gdy pracownik wykorzysta cały urlop w lipcu, w sierpniu zaś został  zwolniony? Czy musi w jakiś sposób zwrócić przekroczony limit urlopu? Nie - udzielenie urlopu w wyższym wymiarze od proporcjonalnego jest ryzykiem pracodawcy. W takim wypadku pracownik może uznać, iż przynajmniej częściowo wyprowadził pracodawcę w pole (zobacz jednak uwagi w jedn. red 1.2).

Kilka przykładów. Pracownik pracuje od 1 stycznia mając 26 dni wymiaru urlopu.

Przykład 1

Umowa rozwiązała się 30 czerwca.

//najpierw obliczamy ile dni urlopu przysługuje pracownikowi za każdy miesiąc pracy

26 dni wymiaru  x  1/12   = 13/6 (trzynaście szóstych a dziesiętnie w przybliżeniu 2,17) 

//następnie mnożymy przez ilość przepracowanych miesięcy

13/6 x 6 miesięcy = 13 dni

Pracownikowi przysługuje 13 dni urlopu.

Przykład 2

Umowa rozwiązała się 17 lipca.

//najpierw obliczamy ile dni urlopu przysługuje pracownikowi za każdy miesiąc pracy

26 dni wymiaru  x  1/12   = 13/6 (trzynaście szóstych a dziesiętnie w przybliżeniu 2,17) 

//następnie mnożymy przez ilość przepracowanych miesięcy

//pamiętaj, że 6 miesięcy i 17 dni należy zaokrąglić do 7 miesięcy

2,17 x 7miesięcy = 15,19 dnia

//niepełne dni zaokrągla się do pełnych

Pracownikowi przysługuje 16 dni urlopu

1.2 Urlop u kolejnego pracodawcy

Pracownik nie próżnuje i zaraz po rzewnym pożegnaniu z pierwszym pracodawcą zatrudnił się u kolejnego. Wymiar urlopu ustalimy w sposób analogiczny z pewnymi jednak odmiennościami.

Również w tym wypadku stosujemy następujące zasady:

• za każdy miesiąc kalendarzowy pracownik otrzyma 1/12 wymiaru urlopu,

• niepełny miesiąc kalendarzowy zaokrąglamy do pełnego,

• jeżeli wynikiem obliczeń będzie liczba dni będąca ułamkiem - zaokrągla się ją w górę.

Stosując drugą z powyższych zasad pamiętać jednak należy, iż jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła  w jednym miesiącu kalendarzowym, to znaczy w tym samym miesiącu jeden stosunek pracy ustał drugi zaś się rozpoczął, miesiąc zaokrągla w górę tylko jeden pracodawca - ten dotychczasowy. Nowy pracodawca natomiast zaokrągla w dół. Jeżeli więc zmiana warty nastąpiła 15 czerwca pierwszy pracodawca zalicza czerwiec, drugi zaś już nie.

W przypadku nowego pracodawcy możemy odróżnić dwa przypadki:

a)      umowa o pracę została zawarta na czas, co najmniej do końca roku kalendarzowego (np umowa na czas nieokreślony, umowa na czas określony zawarta 15 grudnia na 1 miesiąc),

b)      termin, na jaki umowa została zawarta upłynie przed końcem roku kalendarzowego (umowa na czas określony zawarta w październiku na 1 miesiąc, umowa na okres próbny zawarta w czerwcu na trzy miesiące).

ad. a)  w tym wypadku nowy pracodawca ustala wymiar urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu jaki pozostał do końca roku,

ad. b) w tym wypadku wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

W jedn. red. 1.1 opisywałem sytuację pracownika który wykorzystał w lipcu cały urlop, natomiast w sierpniu jego umowa o pracę została rozwiązana. Jeżeli pracownik ten podjął z kolei zatrudnienie u nowego pracodawcy, jego wymiar urlopu należy odpowiednio obniżyć. W tym wypadku u nowego pracodawcy urlop nie będzie przysługiwał - jest to jednak sytuacja skrajna. Zwykle przekroczenie limitu dotyczy kilku dni. Nowy pracodawca powinien więc obliczyć ile urlopu powinien pracownik otrzymać od pracodawcy wcześniejszego oraz ustalić ile dni wykorzystał. Nadwyżkę dni wykorzystanych nad należnymi powinien odjąć od wymiaru urlopu, który przysługuje u niego. W przypadku tegoż odejmowania pamiętać jednak należy, iż łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być niższy niż wynikający z okresu przepracowanego przez pracownika  w tym roku u wszystkich pracodawców. Poziom ten stanowi granicę, poniżej której odejmować już nie wolno (szczerze mówiąc nie wiem, czy tego typu sytuacja ma prawo wogóle zaistnieć).

Pamiętać powinniśmy ponadto o zasadzie, iż łącznie w całym roku kalendarzowym pracownik nie może otrzymać urlopu wyższego od wymiaru podstawowego określonego w art. 154 §1 KP (czyli 20 lub 26 dni). Konsekwencje tej zasady przedstawiłem w przykładzie 5.

Teraz kilka przykładów nawiązujących do przykładu 1 oraz 2.

Przykład 3

Pracownik o którym mowa w przykładzie 1 podjął zatrudnienie 1 lipca na czas nieokreślony.

//najpierw obliczamy ile dni urlopu przysługuje pracownikowi za każdy miesiąc pracy

26 dni wymiaru  x  1/12   = 13/6 (trzynaście szóstych a dziesiętnie w przybliżeniu 2,17) 

//następnie mnożymy przez ilość miesięcy brakujących do końca roku

13/6 x 6 miesięcy = 13 dni

Pracownikowi przysługuje 13 dni urlopu.

Przykład 4

Pracownik o którym mowa w przykładzie 1 podjął zatrudnienie 20 lipca na czas nieokreślony.

//najpierw obliczamy ile dni urlopu przysługuje pracownikowi za każdy miesiąc pracy

26 dni wymiaru  x  1/12   = 13/6 (trzynaście szóstych a dziesiętnie w przybliżeniu 2,17) 

//następnie mnożymy przez ilość miesięcy brakujących do końca roku.

//Lipiec jest miesiącem niepełnym dlatego należy zaokrąglić go do pełnego.

13/6 x 6 miesięcy = 13 dni

Pracownikowi przysługuje 13 dni urlopu.

Przykład 5

Pracownik o którym mowa w przykładzie 2 podjął zatrudnienie 20 lipca na czas nieokreślony.

//najpierw obliczamy ile dni urlopu przysługuje pracownikowi za każdy miesiąc pracy

26 dni wymiaru  x  1/12   = 13/6 (trzynaście szóstych a dziesiętnie w przybliżeniu 2,17) 

//następnie mnożymy przez ilość miesięcy brakujących do końca roku.

//Lipiec jest co prawda miesiącem niepełnym, jednak już poprzedni pracodawca zaokrąglił go w górę, dlatego my zaokrąglamy w dół..

13/6 x 5 miesięcy = 10,83 dni

//niepełne dni zaokrągla się do pełnych

W wyniku zaokrąglenia otrzymujemy 11 dni.

//u poprzedniego pracodawcy pracownik otrzymał 16 dni. 11 + 16 daje 27 do czego zgodnie z KP nie możemy dopuścić.

Ostatecznie pracownik otrzymuje 10 dni urlopu

2. Zatrudniany pracownik w tym roku jeszcze nie pracował

Chodzi tutaj o sytuację gdy zatrudniamy pracownika, który w roku bieżącym jeszcze nigdzie nie pracował.

W takiej sytuacji pracodawca powinien obliczyć wymiar urlopu tak samo jak to opisałem w jedn. red. 1.2. Różnica polega na tym, że w tym przypadku pracodawca zawsze będzie pierwszy miesiąc zatrudnienia zaokrąglał w górę - a to w związku z faktem, iż nigdy nie będzie „poprzedniego pracodawcy”.

Dla sytuacji tej stworzyłem osobną jednostkę redakcyjną jedynie dlatego, gdyż przez szereg lat zagadnienie to budziło wiele kontrowersji - teraz zaś uregulowane jest już wprost i kontrowersji nie ma żadnych.

3. Powrót z urlopu bezpłatnego, wychowawczego itp.

Ustawodawca przewidział analogiczne stosowanie przepisów o urlopie proporcjonalnym również w innych sytuacjach.

Chodzi o sytuacje gdy pracownik wraca do pracy po:

• urlopie bezpłatnym,

• urlopie wychowawczym,

• odbywaniu zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,

• tymczasowym aresztowania,

• odbywaniu kary pozbawienia wolności,

• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Przy czym okresy powyższe muszą trwać dłużej niż 1 miesiąc.

Możemy rozróżnić dwa odrębne przypadki:

1)      pracownik był nieobecny w pracy co najmniej od początku roku - w takim wypadku dla obliczenia wymiaru urlopu stosujemy zasady określone w jedn. red 2 (czyli 1.2 ;). Z punktu widzenia wymiaru urlopu traktujemy więc pracownika jakby dopiero podjął zatrudnienie.

2)      pracownik jest na początku roku pracuje  następnie jest nieobecny z powodu jednej z ww. przyczyn, następnie zaś znowu pracuje.  W  danym roku kalendarzowym mamy więc przerwę w wykonywaniu pracy. Zasadą jest, że w takim wypadku pracodawca obniża wymiar urlopu proporcjonalnie do okresu niewykonywania pracy. Jeżeli jednak pracownik przed przerwą w wykonywaniu pracy wykorzystał już urlop pracodawca nie może go już obniżyć. Jeżeli pracodawca wyliczył, że powinien obniżyć urlop o 4 dni a pracownikowi pozostały dwa, obniża tylko o dwa, jeżeli pracownik wykorzystał cały, pracodawca wogóle nie obniża. Również w tym wypadku nasz ustawodawca stanął na stanowisku, iż udzielenie urlopu w wyższym wymiarze, niż wymiar proporcjonalny jest ryzykiem dla pracodawcy, a dobrodziejstwem dla pracownika :)

Problem możemy mieć w wyliczeniu o ile dni urlop należy obniżyć.

W obliczeniach pomocne będą następujące dyrektywy:

• jeżeli nieobecność trwa krócej niż miesiąc nie obniżamy wogóle,

• za każdy pełny miesiąc kalendarzowy pracownikowi obniżamy wymiar urlopu o  1/12,

• jeżeli wynikiem obliczeń będzie liczba dni będąca ułamkiem - zaokrągla się ją w górę.

• jeżeli okres nieobecności zawiera niepełne części miesięcy kalendarzowych (np. zaczął się lub skończył 15 marca), należy zsumować w tych miesiącach dni, następnie zaś przeliczyć na miesiące, przyjmując, iż 1 miesiąc to 30 dni.

Nasuwa się pytanie - co w przypadku gdy po zliczeniu dni w niepełnych miesiącach kalendarzowych otrzymamy liczbę niepodzielną przez 30 np. 47. Mamy więc 1 miesiąc i 17 dni. Czy te 17 należy zaokrąglić w górę czy też w dół? Moim zdaniem w dół. W rozporządzeniu urlopowym użyto następującego sformułowania „za miesiąc uważa się łącznie 30 dni”. Z zapisu tego wnioskować można, iż odcinków czasu nie spełniających warunku 30 dni nie uważa się za miesiąc.  Jako zaś przepis szczególny wyłącza stosowanie §1 ust 2 rozporządzenia nakazującego zaokrąglanie miesięcy kalendarzowych w górę.

4. Nabycie prawa do 26 dni

Wszystko może pokomplikować się gdy w trakcie roku pracownik przeskoczy z progu 20 dni wymiaru urlopu na próg 26 dni.

Rozporządzenie urlopowe sytuację taką normuje w następujący sposób:

Wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustala się uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu.

Pracodawca więc do obliczeń bierze taki wymiar urlopu jaki pracownik ma u niego (lub nabył u niego). Jeżeli więc pracownik 10 lat pracy ukończył 15 czerwca, pracodawca zaś zmienił się 1 czerwca, to pierwszy pracodawca bierze do obliczeń 20 dni drugi zaś już 26.

W przypadkach opisanych w jedn. red 3 pracodawca do wszystkich obliczeń bierze zawsze wyższy wymiar urlopu (od momentu przepracowania 10 lat).